Taxonomia: A importância nos cadastros de produtos

Já se perguntou como grandes indústrias e distribuidoras conseguem gerenciar milhares de produtos com eficiência? O segredo está na taxonomia. Vamos entender como a ela é essencial para a organização e gestão eficaz de produtos em indústrias e distribuidoras.

• O que é taxonomia?
• Taxonomia em cadastros de produtos
• Benefícios da taxonomia
• Como implementar uma taxonomia eficaz
• Criando o código do produto baseado na taxonomia
• Taxonomia e tecnologia

O que é taxonomia?

Taxonomia é a ciência da classificação, é a prática de agrupar itens em “categorias” com base em características comuns, o que facilita sua identificação. Embora tenha suas raízes na biologia, onde é usada para classificar organismos, seu conceito se expandiu para outras áreas, incluindo a gestão de produtos em ambientes industriais.

Nos cadastros de produtos, a taxonomia desempenha um papel crucial ao estruturar informações de maneira lógica, facilitando a gestão, a produção, a manutenção e a distribuição dos itens, facilitando inclusive para os consumidores em alguns casos como em lojas virtuais.

Taxonomia em Cadastros de Produtos

Em um ambiente industrial, a taxonomia agrupa produtos em “categorias” e “subcategorias” específicas, como matérias-primas, componentes e produtos finais.

Dentro do ERP da Estratégia, isso é tratado como Grupo, Família e Linha, permitindo que o usuário agrupe os produtos de acordo com suas características especificas e depois facilite as gestões envolvidas.

Exemplos práticos:

Indústria automotiva:

• Motor
  • Pistões
  • Bloco do motor
• Transmissão
  • Caixa de câmbio
  • Embreagem

Alimentos

• Laticínios
  • Leite
  • Queijos
  • Iogurtes
• Carnes
  • Bovinos
  • Suínos
  • Aves
• Bebidas
  • Refrigerantes
  • Sucos
  • Águas

Cosméticos

• Cuidado Facial
  • Hidratantes
  • Limpeza de pele
  • Séruns
• Cuidado Capilar
  • Shampoos
  • Condicionadores
  • Máscaras capilares
• Maquiagem
  • Bases
  • Sombras
  • Batons

Benefícios da Taxonomia

Uma taxonomia bem estruturada é fundamental para melhorar a organização e a eficiência operacional em processos que utilizam diretamente os produtos. Vamos explorar mais detalhadamente como isso acontece:

1. Facilidade na Localização de Produtos
   • Rápida Identificação: Com produtos bem categorizados, os funcionários podem encontrar rapidamente os itens necessários, economizando tempo na busca e no manuseio.
   • Redução de Erros: A clareza na categorização reduz a chance de erros, como pegar o item errado ou colocar produtos em locais inadequados.
2. Gestão de Inventário mais eficiente
   • Uma boa taxonomia permite um controle mais preciso do estoque, ajudando a evitar excessos ou faltas de produtos.
3. Integração com Sistemas Tecnológicos
   • Sistemas ERP e CRM: A taxonomia bem definida integra-se facilmente com sistemas de ERP, CRM e e-commerces, melhorando a gestão global dos processos.
   • Inteligência Artificial e Automação: Com a ajuda da inteligência artificial, a categorização e a atualização de produtos podem ser automatizadas, aumentando ainda mais a eficiência.
4. Capacitação e Treinamento
   • Facilidade no Treinamento de Novos Funcionários: Novos funcionários conseguem aprender mais rapidamente quando os produtos estão bem categorizados, reduzindo o tempo de treinamento e aumentando a produtividade inicial.
   • Manual de Procedimentos: Um sistema de taxonomia claro pode ser documentado em manuais de procedimentos, facilitando a padronização das operações.

A taxonomia não só melhora a organização dos produtos, mas também otimiza vários aspectos operacionais. Isso resulta em processos mais rápidos, menos erros, melhor gestão de inventário e uma manutenção mais eficiente, contribuindo significativamente para o sucesso e a competitividade da empresa.

Como Implementar uma Taxonomia Eficaz

Aqui estão algumas etapas para garantir uma implementação bem-sucedida:

Analise as necessidades específicas da sua empresa

1. Entenda os Objetivos da Empresa
   • Definição de Metas: Identifique quais são os objetivos principais da sua empresa em relação à gestão de produtos. Isso pode incluir melhorar a eficiência operacional, reduzir erros de inventário, facilitar a rastreabilidade dos produtos ou melhorar relatórios de gestão.
   • Identificação de Problemas: Analise os problemas atuais na gestão de produtos. Onde estão os gargalos? Quais são as áreas que mais sofrem com a falta de organização?
2. Mapeamento de Processos
   • Fluxo de Trabalho: Mapeie o fluxo de trabalho atual, desde a aquisição de matérias-primas até a entrega do produto final. Isso ajudará a entender onde a taxonomia pode ser mais eficaz.
   • Interação entre Departamentos: Avalie como diferentes departamentos interagem entre si e como a categorização dos produtos pode facilitar essa interação.
3. Consulta com Stakeholders
   • Feedback Interno: Consulte diferentes stakeholders dentro da empresa, incluindo compras, produção, vendas, logística e TI, para obter uma visão abrangente das necessidades e expectativas.
   • Análise de Dados: Use dados históricos de vendas, inventário e produção para identificar padrões e necessidades específicas.
   • Fale com o gestor: Uma das vantagens de utilizar a taxonomia, é criar grupos de produtos que facilitem a gestão desses dados, criando visões rápidas para o gestor, dessa forma, ele é uma figura central nessa definição. A pergunta nesse caso é “Como eu quero analisar esses dados agrupados?”

Identifique categorias e subcategorias lógicas para seus produtos

1. Definição de Categorias Principais
   • Agrupamento Inicial: Comece definindo as categorias principais que abrangem todos os produtos da empresa. Essas categorias devem ser amplas o suficiente para incluir todos os produtos, mas específicas o suficiente para facilitar a gestão.
2. Criação de Subcategorias
   • Detalhamento das Categorias: Dentro de cada categoria principal, crie subcategorias mais específicas que detalhem os tipos de produtos. Isso ajuda a refinar ainda mais a organização e facilita a busca e a identificação.
3. Atributos Específicos do Produto
   • Características Detalhadas: Identifique atributos específicos de cada produto que possam ser usados para uma categorização ainda mais detalhada, como tamanho, cor, sabor ou modelo.

Envolva todas as áreas da empresa no processo de categorização

1. Colaboração Interdepartamental
   • Formação de Equipes Multidisciplinares: Crie equipes compostas por membros de diferentes departamentos (produção, vendas, TI, logística) para garantir que todos os aspectos e necessidades sejam considerados na criação da taxonomia.
   • Reuniões Regulares: Realize reuniões regulares para discutir o progresso e ajustar a estrutura conforme necessário. Isso garante que todos estejam alinhados e comprometidos com o processo.
2. Capacitação e Treinamento
   • Treinamento de Funcionários: Ofereça treinamento para todos os funcionários sobre a nova estrutura de taxonomia e como ela deve ser utilizada. Isso inclui como cadastrar novos produtos, buscar informações e manter a taxonomia atualizada.
   • Documentação: Crie manuais e guias detalhados que expliquem a estrutura da taxonomia, como os produtos são categorizados e como os códigos (SKUs) são gerados.
3. Feedback Contínuo
   • Coleta de Feedback: Estabeleça um sistema de coleta de feedback contínuo para identificar problemas e oportunidades de melhoria na taxonomia.
   • Ajustes e Melhorias: Use o feedback para fazer ajustes e melhorias na taxonomia, garantindo que ela permaneça eficaz e relevante para as necessidades da empresa.

Implementar uma taxonomia eficaz exige um esforço colaborativo e contínuo. Com uma análise detalhada das necessidades, a identificação de categorias e subcategorias lógicas, e o envolvimento de todas as áreas da empresa, é possível criar uma estrutura que não só organiza os produtos de forma eficiente, mas também impulsiona a eficiência operacional e a competitividade da indústria.

Criando o código/SKU do Produto Baseado na Taxonomia

A criação do código ou SKUs (Stock Keeping Units) do produto é uma prática essencial para a gestão eficiente de inventário, especialmente em indústrias e distribuidoras. Utilizar a taxonomia como base para a geração dos códigos pode trazer inúmeros benefícios, incluindo uma organização mais lógica e uma rastreabilidade aprimorada dos produtos. Vamos explorar como criar SKUs eficazes utilizando a taxonomia.

Partindo do entendimento que os produtos foram agrupados baseado em suas características principais, é possível utilizar essa estrutura lógica e consistente, tornando mais fácil a identificação. Códigos claros e bem definidos reduzem a chance de confusões e erros nos processos.

Mantenha um formato padrão nos códigos dos produtos e combine elementos das categorias e subcategorias dos produtos no processo de codificação.

No ERP da Estratégia, é possível definir essa estrutura na tela chama Prefixo de Produtos, onde o usuário define a estrutura padrão do código e inicia um contador, onde o próprio sistema gera a codificação dos novos produtos. Exemplo todo produto da linha de equipamentos de proteção individual deve iniciar com EPI, seguido de 5 dígitos numéricos, então, no cadastro de prefixos o usuário cadastra EPI##### e define que o contador deve começar no número 100, no primeiro produto cadastrado com essa definição de prefixo, o sistema automaticamente gerará o código EPI00100.

Taxonomia e Tecnologia

Integração com sistemas de ERP, CRM e plataformas de e-commerce

A integração da taxonomia com sistemas e plataformas automatiza processos e melhora a gestão dos dados, facilitando a tomada de decisão.

Você já tentou encontrar um produto específico em uma loja online e acabou frustrado por não conseguir localizar o que procurava? Isso pode ser um sinal de que a loja não utiliza uma taxonomia eficaz e a origem desse erro provavelmente está no cadastro realizado no ERP.

Utilização de inteligência artificial

A inteligência artificial pode ser utilizada para categorizar e atualizar produtos automaticamente, tornando o processo mais eficiente. Com o avanço das Ias, é possível enviar todo cadastro de produtos e solicitar que sejam criadas as principais características comuns ao maior número de produtos.

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