Plano de contas: O segredo para um fluxo de caixa perfeito

Uma das principais preocupações de qualquer empresa é manter um fluxo de caixa saudável, mas você sabe qual a base de um bom fluxo de caixa?

Um plano de conta financeiro bem estruturado e alinhando com a estratégia do negócio é o ponto de partida para garantir um fluxo de caixa eficaz e deve ser uma das prioridades de qualquer empresa que busca alcançar o sucesso financeiro.

O que é um plano de contas financeiro?

Um plano de contas financeiro é uma estrutura organizacional que permite gerenciar as finanças da empresa de maneira mais eficiente, definindo as contas ou categorias de transações financeiras que ocorrem no dia a dia, agrupadas entre receitas e despesas.

O objetivo do plano de contas é fornecer uma visão clara e detalhada das transações realizadas pela empresa, permitindo que os gestores analisem a origem e o destino do dinheiro e possam tomar decisões estratégicas com base nessa visão.

Um plano de contas bem estruturado deve ser personalizado de acordo com as necessidades da empresa. Ele deve levar em consideração a natureza das operações da empresa, os tipos de transações financeiras que são realizadas e permitir que os gestores identifiquem rapidamente as contas que precisam de atenção e tomem as medidas necessárias para corrigir qualquer problema de maneira antecipada.

Qual a diferença para um plano de contas contábil?

Um plano de contas contábil é uma estrutura organizada de contas utilizadas para registrar as transações financeiras de uma empresa de forma apropriada para fins contábeis e fiscais. Ele deve ser estruturado de acordo com as normas contábeis e pode incluir contas de ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas e despesas.

Já um plano de contas financeiro é uma estrutura de contas utilizadas para controlar as transações financeiras da empresa de forma simplificada, utilizado para fins gerenciais e de planejamento financeiro. O plano de contas financeiro geralmente inclui contas de receita e despesa, mas pode ser personalizado para atender às necessidades específicas da empresa.

Em resumo, a principal diferença entre um plano de contas contábil e um plano de contas financeiro é que o primeiro é mais complexo e segue as normas contábeis, enquanto o segundo é mais simplificado e personalizado para as necessidades de controle financeiro da empresa.

Por que ele é importante para a geração de um fluxo de caixa eficiente?

Um plano de contas bem estruturado é fundamental para a geração de um fluxo de caixa eficiente. Ele permite que os gestores tenham uma visão clara e detalhada das transações financeiras realizadas pela empresa, o que facilita a tomada de decisões estratégicas.

Com ele, é possível identificar com facilidade as fontes de receita da empresa e as despesas envolvidas em cada uma dessas fontes. Isso permite que os gestores façam projeções financeiras mais precisas e tomem decisões estratégicas com base nessas projeções.

Como elaborar um bom plano de contas?

Elaborar um plano de contas robusto pode ser um desafio para muitos gestores. Mas com alguns cuidados, é possível desenvolver um plano que seja personalizado de acordo com as necessidades da empresa e que forneça uma visão detalhada das transações financeiras realizadas.

Determine a estrutrura do plano de contas.

Cada categoria e subcategoria precisa ter um sistema de numeração exclusivo para fins de rastreamento e relatórios. Para isso, é necessário definir como será a estrutura hierárquica do plano de contas, defininando principamente quantos níveis ele terá.

Aqui vale lembrar que apesar do plano de contas ter que refletir de maneira clara as entradas e saídas da empresa, criar vários níveis pode dificultar o lançamento dessas transações no dia a dia e acabar dificultando a análise gerencial.

Aqui na Estratégia, nós geralmente sugerimos aos nossos clientes que comecem com três niveis, da seguinte forma:

9 Primeiro Nível
9.99 Segundo Nível
9.99.999 Terceiro Nível

Somente o último nível deve receber lançamentos, os níveis superiores são apenas totalizadores.

Defina as categorias macros de receitas e despesas

O primeiro passo para criar um plano de conta financeiro é definir as categorias macros de receitas e despesas da empresa. Isso permitirá que você tenha uma visão geral de maneira rápida.

As categorias devem ser bem definidas e organizadas, leve em consideração as principais fontes de entrada e saída de dinhero.

Por exemplo:
2 – Despesas
2.01 – Administrativas
2.02 – Mão de Obra
2.03 – Materia Prima
2.04 – Comercial
2.05 – Logística

Lembre-se sempre de planejar de maneira estratégica, alinhada com o negócio. Quais respostas rápidas são necessárias quando estiver analisando o fluxo de caixa?

Defina subcategorias para cada categoria macro

Depois de identificar as principais categorias financeiras, é hora de definir subcategorias para cada uma delas. O último nível hierárquico é quem efetivamente recebe os lançamentos, todos os demais são apenas totalizadores, então nesse momento é onde a empresa deve estudar como quer visualizar de onde vieram as entradas de dinheiro e para onde foram as saídas.

Imagine que sua empresa venda para varejo e para atacado e essa é uma informação estratégica na hora de projetar as receitas, analisar possiveis sasonalidades e como elas vão impactar seus saldos bancários. Dessa forma o plano de conta poderia ser preparado assim:

1 – Receitas
1.01 – Vendas
1.01.001 – Varejo
1.01.002 – Atacado

Com relação as saídas de caixa, o pensamento é o mesmo. No exemplo das categorias macros, criamos uma conta 2.01 – Administrativas, mas ela é suficiente para uma analisa mais profunda? Nesse momento é onde deve pensar analiticamente, quais subgrupos são importantes para que você possa tomar decisões como cortar custos, renegociar despesas? Poderiamos por exemplo criar as seguintes subcategorias:

2 – Despesas
2.01 – Administrativas
2.01.001 – Aluguel
2.01.002 – Internet e Telefone
2.01.003 – Energia Elétrica

Mais uma vez é importante lembrar que quanto mais analítico e mais extenso é o plano de contas financeiro, mais complexo ficam os lançamentos, por vezes sendo necessário inclusive fazer rateios de suas contas. Então tente equilibrar a necessidades de analise gerencial e o processo operacional.

Revise e atualize regularmente o plano de conta financeiro

Por fim, é importante revisar e atualizar regularmente o plano de conta financeiro. Isso permite adaptar a sua estrutura às necessidades em constante mudança da empresa e tomar decisões financeiras mais informadas, baseada em dados.

Conclusão

Um plano de contas bem estruturado é a base para um controle financeiro efetivo, essa estruturação deve ser personalizada para cada empresa, apesar de ser fácil encontrar modelos prontos, a empresa deve sempre levar em consireção as suas próprias necessidades e estratégias.

Sem um bom plano de contas, dificilmente teremos um bom fluxo de caixa, mas é importante ressaltar que um fluxo de caixa eficiente não depende apenas de um plano de conta financeiro robusto. Outros fatores, como a precisão das informações inseridas, a qualidade da equipe responsável pelo controle financeiro e a utilização de ferramentas adequadas para a gestão financeira, também são extremamente importantes.

Você está em busca de um sistema ERP confiável e eficiente para gerenciar seus negócios? Então, o AGE 3.0 é o que você precisa!

Nosso ERP é a solução ideal para gerenciar seus negócios de maneira eficiente e confiável. Ele é capaz de integrar as principais áreas de sua PME, garantindo a automação de processos e o aumento da produtividade. Você terá acesso a informações precisas e em tempo real sobre o desempenho da sua empresa, permitindo a tomada de decisões estratégicas e melhorias no desempenho do seu negócio.

Além disso, o AGE 3.0 é fácil de usar e conta com uma equipe de suporte técnico altamente capacitada para atender suas necessidades e garantir o bom funcionamento do sistema. Com nosso software, você poderá concentrar-se no crescimento do seu negócio, sem se preocupar com questões operacionais

Não perca mais tempo, entre em contato conosco para agendar uma demonstração e descobrir como nosso sistema ERP pode ajudar a impulsionar seu negócio.