Paperless – Uma cultura sustentável

O comportamento da sociedade atual relacionada a questões ambientais está se reinventando. Tantos os indivíduos, quanto as empresas, estão mais preocupados e consciencializados com estas matérias e começam a tomar uma série de medidas para monitorizar e reduzir as consequências resultantes das atividade que desenvolvem.

Ser sustentável é ir além do aspecto ambiental: é praticar políticas que mantenham o cumprimento das metas da empresa. Desta forma, manter ações que não comprometam ou reduzam os impactos a natureza fazem parte desse desafio diário e que pode trazer benefícios as empresas.

Um conceito relativamente simples que surgiu a mais de 30 anos, vem ganhando força nos dias atuais. O paperless, ou escritório sem papel, consiste na eliminação ou redução do uso de papel na rotina administrativa com a utilização da tecnologia para otimizar processos, facilitar a busca de informações, economizar recursos e contribuir para a preservação do meio ambiente

Segundo a Associação para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM), 24% das empresas têm uma política específica para a eliminação do papel. Dados da IDC Brasil revelam que o mercado brasileiro de impressoras registrou uma queda de 13,7% nas vendas no primeiro semestre de 2015, em comparação com o mesmo período do ano anterior.

Muitas empresas se mostram relutantes em aceitar a mudança, afinal, é preciso rever os processos atuais e sair da zona de conforto para implementar mudanças culturais e operacionais, o que pode ser visto como um grande desafio.

Por que ser uma empresa paperless?

Uma vantagem que pode parecer irrisória com a implantação de um escritório paperless é também a mais óbvia, a redução de custo com papel. Pode parecer bobagem, mas algumas estimativas consideram que cada colaborador usa pelo menos cinco resmas por ano, já fez as contas de quantas sua empresa gasta nesse período?

Armazenar papel também tem seu custo e o custo de não ter a informação disponível na hora certa pode ser catastrófico, afinal quando precisa tomar uma decisão, também precisa ter disponível uma série de dados e informações. Disponibilidade instantânea e conteúdo sempre atualizado são vantagens do paperless.

Quando falamos de segurança da informação, costumamos dizer que ela deve seguir os princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade. Roubar dados de papel é tão simples quanto alterá-los, desviá-lo ou efetuar cópia. Informação armazenada em papel não são tão fáceis de se proteger e demandam investimentos em barreiras físicas.

Ser paperless faz bem para o meio-ambiente e também para a reputação de uma companhia. Para cada tonelada de papel virgem, doze árvores são derrubadas e 540 litros de água são utilizados. Evitar a utilização do papel, ajuda na preservação dos recursos naturais.

Além de todos os benefícios do conceito em si, ao analisar os processos que têm alta dependência do papel, sua empresa pode redesenha-los utilizando recursos digitais para automatizá-lo, aumentando assim a eficiência e reduzindo custos.

As soluções de gestão estatísticas e disponibilidade simplificada de informações na linha AGE 2.0, ajudam sua empresa a reduzir a necessidade de impressão de papel. Tenha todas as informações disponíveis ao alcance de poucos cliques e deixe a impressora para o que realmente for necessário.