ERP: Como saber se minha empresa precisa de um novo?

Um bom ERP é fundamental para a gestão eficiente de uma empresa moderna. Ele auxilia na integração de diversos processos de negócios, como finanças, estoque, vendas e compras, proporcionando uma visão centralizada da organização. Contudo, como qualquer tecnologia, os ERPs também envelhecem e podem se tornar desatualizados com o tempo.

Vamos explorar alguns sinais que indicam a necessidade de trocar de ERP e como isso pode impactar sua empresa.

Sinais de que esta na hora de procurar um novo ERP

ERP desatualizado

Quando um ERP deixa de receber atualizações, pode não oferecer os recursos mais recentes necessários para manter a competitividade ou atender as legislações atuais. Além disso, ele pode apresentar dificuldades em se integrar com novas tecnologias que facilitariam o dia a dia da empresa.

Baixa eficiência operacional

Uma baixa eficiência operacional pode ser notada quando sua equipe enfrenta lentidão em processos rotineiros, como digitação de pedidos ou faturamento de documentos fiscais. Esses gargalos no dia a dia vão consumindo tempo e paciência dos colaboradores, deixando o processo ineficiente.

Nesse caso, vale complementar dizendo que a causa do problema pode estar no hardware utilizado e não apenas no ERP, conforme a tecnologia utilizada pelo ERP avança, o hardware onde ele esta alocado precisa avançar também.

Dificuldades na integração com outras soluções

Cada empresa tem sua particularidade, umas precisam de mais e outras de menos integrações com soluções externas. A capacidade de integração ou de desenvolvimento de novas integrações é um ponto importante para a eficiência operacional. Se seu ERP não se integra bem com outras soluções, isso pode criar barreiras para o crescimento, mesmo que sejam processos menores como a geração de um arquivo CNAB que será enviado ao banco para registrar os boletos e sua leitura posterior para dar baixas automatizadas nos boletos pagos.

Incapacidade de escalabilidade

À medida que sua empresa cresce, seu ERP precisa crescer com ela. No início da operação, um ERP simples pode dar conta de toda operação, mas conforme a empresa muda de patamar, novos processos são adicionados, novos controles, novos relatórios e se o sistema não consegue lidar com a escala de suas operações, é hora de considerar uma troca.

Suporte e atendimento ineficiente

Se o suporte do fornecedor do seu ERP é lento ou ineficiente, isso pode atrapalhar as operações diárias e gerar insatisfação na equipe. Por exemplo, se você enfrenta problemas com seu sistema e não consegue obter uma resposta rápida do suporte técnico, isso pode resultar em tempo de inatividade e atrasos nas operações. Todo ERP esta passivel de erros, a diferença esta em como o fornecedor oferece soluções para esses erros de forma a gerar o menor impacto possivel na operação de seus clientes.

Impossibilidade de customizações

Como dito acima, cada empresa tem suas particularidades e nem sempre as funções e rotinas padrões do ERP vão atender por completo. A possibilidade de realizar customizações no ERP muitas vezes são cruciais para uma gestão mais eficiente, é a capacidade do ERP de se moldar as necessidades de cada empresa, mantendo toda confiabilidade, integridade e disponibilidade dos dados. Quando a empresa precisa começar a mudar demais seus processos para se adequar ao ERP, pode ser um sinal de que esta na hora de procurar uma solução mais adaptável.

Os riscos de não trocar de ERP

Manter um ERP que não esta adequado as necessidades do negócio, pode fazer com que a empresa perca terreno para concorrentes mais ágeis ou que consigam armazenar, tratar e analisar os dados de maneira mais eficiente, permitindo tomar decisões mais assertivas.

O ERP erradopode levar a atrasos, erros e duplicidade de trabalho, reduzindo a eficiência dos processos ou gerando problemas que acarretem inclusive na perda de clientes.

Como escolher um novo ERP

A empresa identificou que talvez o ERP que utiliza não seja o melhor para o momento atual. Mas como escolher um novo?

Avalie as necessidades da empresa antes de avaliar o ERP

Antes de escolher um novo ERP, avalie cuidadosamente as necessidades específicas de sua empresa para encontrar uma solução que atenda a todas elas. Você precisa ter documentado quais processos são críticos, quais deles você pode se moldar aos processos padrões do ERP, quais podem ser excluídos ou quais você realmente quer excluir.

Se você não tem esse pontos bem documentados, ficará bem mais complexo comparar os ERPs do mercado, qual melhor se adequa a sua necessidade específica.

Pesquise fornecedores e opções

Uma vez identificado quais as reais necessidades da empresa, é hora de pesquisar fornecedores de ERP e compare suas opções. Considere o histórico do fornecedor, sua reputação e as avaliações de outros clientes.

Com as necessidades bem documentadas você pode identificar quais fornecedores se encaixam ao perfil da empresa e evitar ter um sistema subdimensionado ou superdimensionado.

Solicite demonstrações e testes dos ERPs

Peça demonstrações dos ERPs que mais lhe interessam e teste as soluções com sua equipe para verificar sua eficácia.

Aqui na Estratégia Software, nosso processo de demonstração tenta levar em conta ao máximo as necessidades da empresa. Uma demonstração nunca é igual a outra e apesar de termos um roteiro, as apresentações são focadas em demonstrar como o ERP pode resolver os principais pontos levantados pela própria empresa. Em alguns casos, fazemos uma entrevista prévia para identificarmos as necessidades juntos para ai sim partimos para uma demonstração.

Evite ter uma apresentação genérica onde você precisa usar a imaginação para saber se aquele recurso vai resolver ou não sua necessidade.

Em alguns casos, quando o processo ou o problema é complexo, nós aplicamos também uma “prova de conceito”, onde geramos um modelo controlado, em escala reduzida, com os dados da própia empresa e então simulamos como o ERP atuaria nesse caso. Isso da uma maior segurança de que a solução realmente vai atender as necessidades após a implantação.

Analise custos e benefícios

Considere os custos associados à implementação e manutenção, bem como os benefícios que ele trará à sua empresa. Alguns ERPs por exemplo têm custos altíssimos de customização e se não for levando em conta na aquisição do ERP, pode fazer com que a médio e longo prazo o retorno do investimento não seja atrativo.

O ideal é criar uma planilha com todas as necessidades levantadas, criando um peso para cada uma delas. Dessa forma, é possível pontuar cada ERP avaliado baseado em quais necessidades ele atende, muitas vezes um ERP um pouco mais caro, resolve problemas que trarão reduções expressivas para a empresa e seu custo seja altamente justificado.

Considere a escalabilidade e flexibilidade do ERP

Escolha um ERP que possa crescer com sua empresa e se adaptar a mudanças futuras.

Conclusão

A troca de um ERP pode ser um grande passo para a empresa, principalmente se ela entende que o investimento anterior ainda não foi retornado, mas é essencial para manter-se competitivo no mercado atual. Se sua empresa está enfrentando os sinais mencionados acima, talvez seja hora de considerar a troca do sistema. Um novo ERP pode trazer inúmeros benefícios, como maior eficiência, segurança e capacidade de crescimento.

Você está em busca de um sistema ERP confiável e eficiente para gerenciar seus negócios? Então, o AGE 3.0 é o que você precisa!

Nosso ERP é a solução ideal para gerenciar seus negócios de maneira eficiente e confiável. Ele é capaz de integrar as principais áreas de sua empresa, garantindo a automação de processos e o aumento da produtividade. Você terá acesso a informações precisas e em tempo real sobre o desempenho da sua empresa, permitindo a tomada de decisões estratégicas e melhorias no desempenho do seu negócio.

Além disso, o AGE 3.0 é fácil de usar e conta com uma equipe de suporte técnico altamente capacitada para atender suas necessidades e garantir o bom funcionamento do sistema. Com nosso software, você poderá concentrar-se no crescimento do seu negócio, sem se preocupar com questões operacionais

Não perca mais tempo, entre em contato conosco para agendar uma demonstração e descobrir como nosso sistema ERP pode ajudar a impulsionar seu negócio.