Decisões na seleção de um software de Gestão

A grande maioria das pessoas já deve ter ouvido falar sobre todos os benefícios financeiros e produtivos que grandes empresas adquirem através da implantação de um sistema de gestão, mas nem todos imaginam que as pequenas e médias empresas também podem tirar proveito desse tipo de software em prol do crescimento e melhoria da gestão da empresa.

A aquisição e a implantação de um sistema de gestão requer uma série de análises e decisões internas para a escolha da melhor opção e a garantia do sucesso do projeto.

E quais seriam essas análises e decisões?

Definir os objetivos a serem alcançados

Definir o objetivo desejado com a implantação de um software de gestão é crucial para seu sucesso, afinal, se você não sabe o que quer automatizar, também não saberá mensurar se o resultado foi satisfatório ou não.

Quanto mais detalhado for esse objetivo, mais fácil será analisar o que cada software tem a te oferecer e também evita ter que realizar uma nova implantação a curto ou médio prazo.

Coloque em uma tabela os objetivos e defina a ordem de prioridade/necessidade de cada um deles, assim quando analisar os softwares você consegue sinalizar qual atende o maior número de objetivos. O que sua empresa necessita automatizar? ter um controle mais preciso de estoque? uma gestão eficiente do fluxo de caixa? reduzir o tempo de emissão de documentos fiscais?

Definir orçamento que se pretende investir

Vivemos em uma era digital e investimentos na área de tecnologia da informação são cruciais para uma pequena, média ou grande empresa. Negligenciar esse setor pode deixar sua empresa um passo atrás em um mercado competitivo. Definir qual o orçamento para investir em tecnologia facilita sua escolha de um software de gestão, quando estiver montando o orçamento da empresa como um todo, calcule com base no seu faturamento um percentual (%)  a ser investido em tecnologia, este valor deverá contemplar o investimento com a aquisição e implantação de softwares para automatizar seus processos críticos. Geralmente as empresas calculam entre 3% a 5% do faturamento para estes investimentos.

Um ponto a ser levado em consideração é que implantar um software de gestão não é apenas contratar o software em si, por vezes é preciso adquirir ou ampliar a infraestrutura tecnológica, dessa forma, é recomendável separar verba para a aquisição de servidores, computadores, licenças de outros aplicativos, como por exemplo, sistema operacional , banco de dados entre outros, que pode vir a ser necessário na implantação do novo software.

No momento da definição dos objetivos, lembre-se que você esta contratando um software para automatizar ou otimizar processos de sua empresa e isso traz retorno financeiro, sendo assim, há como calcular em quanto tempo esse investimento definido retorna a empresa.

Mapear o processos e regras de negócio

Um software de gestão automatiza processos, se a empresa não tem isso bem definido, a probabilidade de sucesso na implantação é menor. É necessário ter a clareza da maturidade que a empresa se encontra em relação a seus processos e regras de negócio, pois se eles se sustentarem por si só, todo o processo de implantação é facilitado.

Importante salientar que na implantação de um sistema, os processos serão levantados e poderão surgir modificações.

Definir quem participará da implantação.

É essencial definir quem são os usuários chaves que participarão da implantação, sem essa definição não há como cobrar resultados e o processo de implantação fica comprometido, principalmente se a cada momento um funcionário diferente tiver que ser treinado desde o começo novamente.

Definir datas de início e conclusão.

Alguns erros comuns no processo de implantação é a definição equivocada da data de início do projeto e a sua data final, bem como seu cronograma detalhado.

É importante escolher a data de início que coincida com algum período de maior tranquilidade da empresa, por exemplo, uma empresa de varejo iniciar o projeto na época de festas, onde historicamente é um período de maior movimento, dificultando a participação dos profissionais da empresa e acarretando em maior pressão com os envolvidos.

Além da escolha das datas, é preciso ter ciência de que os funcionários envolvidos na implantação precisam estar focados na implantação, caso contrário sua empresa estará desperdiçando tempo e dinheiro.