Como a Matriz GUT pode mudar a sua forma de gerenciar problemas

Gerenciar problemas é uma atividade crítica para qualquer empresa, eles podem ter um impacto significativo na produtividade, qualidade e lucratividade. No entanto, essa gestão é frequentemente negligenciada, levando a soluções insuficientes ou atrasos desnecessários na resolução de problemas. A Matriz GUT é uma ferramenta simples e eficaz que pode ajudar a priorizar problemas e alocar recursos de forma mais eficiente

A Matriz GUT é uma ferramenta que ajuda a priorizar problemas, levando em consideração a gravidade, urgência e tendência de crescimento de cada um deles. É um método simples e eficiente que pode ser utilizado por qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento.

O que é a Matriz GUT e como ela funciona?

A Matriz GUT é uma ferramenta de gerenciamento de problemas que ajuda as organizações a priorizar e resolver os desafios mais importantes. O acrônimo GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência e cada um desses fatores é avaliado em uma escala de 1 a 5.

Esses critérios podem ser descritos da seguinte forma:

• Gravidade refere-se à importância do problema e seu impacto potencial na organização ou no projeto.
• Urgência indica a rapidez com que o problema precisa ser resolvido
• Tendência se refere à probabilidade de o problema piorar se não for tratado imediatamente.

Ao avaliar cada fator na escala de 1 a 5, é possível atribuir um valor geral ao problema, que pode ser usado para priorizá-lo e decidir qual ação deve ser tomada.

Essa ferramenta pode ser usada em vários contextos, incluindo na gestão de projetos, no gerenciamento de riscos e na resolução de problemas diários. Ao utilizar-la, é importante ter em mente que ela é apenas uma ferramenta e não substitui o julgamento humano. Os resultados da Matriz GUT devem ser usados como uma orientação e não como uma decisão final.

Para utilizar a matriz em sua organização, é necessário ter uma compreensão clara de seus objetivos e metas. Isso ajudará a avaliar a importância de cada problema e priorizá-los de acordo. Além disso, é importante envolver sua equipe na implementação da ferramenta para garantir que todos compreendam o processo e possam contribuir para a avaliação dos problemas.

Matriz GUT e o Método MoSCOW

Se você acompanha nossas postagens por aqui, deve ter visto nossa postagem anterior sobre o método de priorização MoSCOW, então por que a Matriz GUT? Imagine que você está liderando um projeto importante na sua empresa e precisa identificar os requisitos do projeto. Você tem algumas ferramentas à sua disposição, como o método Moscow e a matriz GUT. Mas, qual escolher?

O método Moscow é uma técnica de priorização de requisitos que divide as funcionalidades do projeto em quatro categorias: Must Have, Should Have, Could Have e Won’t Have. É uma forma de definir claramente as prioridades do projeto, deixando claro o que é essencial, o que é importante e o que pode ser deixado para depois.

Já a matriz GUT é uma ferramenta de análise de problemas que ajuda a priorizar as soluções. Ela classifica os problemas de acordo com três critérios: gravidade, urgência e tendência. Com isso, é possível avaliar qual problema precisa ser resolvido primeiro.

Então, qual escolher? Depende do objetivo do seu projeto e do tipo de problema que você está enfrentando. Se você precisa definir claramente as prioridades do projeto, o método Moscow é uma boa escolha. Mas se você precisa avaliar qual problema precisa ser resolvido primeiro, a matriz GUT é mais indicada.

Ambas as ferramentas são úteis em diferentes situações. O importante é entender as suas necessidades e escolher a ferramenta certa para ajudá-lo a alcançar seus objetivos. Com a escolha certa, você poderá liderar projetos bem-sucedidos e alcançar resultados significativos para a sua empresa.

Como usar a Matriz GUT para gerenciar problemas

Até aqui foram apresentados quais são os três fatores principais da Matriz GUT e antes de começar a utiliza-lá, é preciso definir como será a escala de cada um deles.

Cada empresa pode (e deve) personalizar essa escala de acordo com suas próprias necessidades. Abaixo esta um exemplo:

Gravidade:

1 – Sem gravidade

2 – Pouco grave

3 – Grave

4 – Muito Grave

5 – Extremamente Grave

Urgência:

1 – Pode esperar

2 – Pouco urgente

3 – Urgente

4 – Muito Urgente

5 – Ação imediata

Tendência:

1 – não mudará

2 – Piorará em longo prazo

3 – Piorará em médio prazo

4 – Piorará em curto prazo

5 – Piorará rapidamente

Uma vez definido o que significa cada ponto na escala de gravidade, urgência e tendência e todos da empresa tem ciência dessa escala, para aplicar a Matriz GUT, siga os seguintes passos:

Passo 1: Liste todos os problemas que precisam ser resolvidos. Isso pode ser feito de maneira ampla levando em consideração a empresa toda, por projeto ou por departamento.

Passo 2: Avalie a gravidade de cada problema em uma escala de 1 a 5, levando em consideração a escala que sua empresa adotou.

Passo 3: Avalie a urgência de cada problema em uma escala de 1 a 5, levando em consideração a escala que sua empresa adotou. Considere o prazo para a resolução do problema, a possibilidade de danos ou prejuízos se o problema não for resolvido e a importância do problema para a organização ou para o projeto.

Passo 4: Avalie a tendência de cada problema em uma escala de 1 a 5 , levando em consideração a escala que sua empresa adotou. Considere se o problema tende a piorar ou melhorar ao longo do tempo, se essa mudança é rapida ou lenta e se há algum fator que possa influenciar essa tendência.

Passo 5: Calcule a pontuação geral para cada problema multiplicando as pontuações de gravidade, urgência e tendência. Quanto maior a pontuação, mais crítico é o problema e mais alta deve ser a prioridade para resolvê-lo.

Passo 6: Priorize os problemas de acordo com sua pontuação geral e comece a resolvê-los em ordem de prioridade. Atribua recursos adequados para resolver cada problema e monitore o progresso.

Exemplo:

Baseado na matriz de exemplo, a prioridade de alocação de recursos e resolução dos problemas seria:

• Problema 1
• Problema 2
• Problema 5
• Problema 3
• Problema 4

Ao usar a Matriz GUT, as empresas podem priorizar e resolver os problemas mais críticos de forma eficiente, garantindo que os recursos sejam alocados de forma adequada e tomando decisões baseadas em critérios estabelecidos e entendos por todos.

Vantagens e desvantagens

Como qualquer ferramenta de gerenciamento de problemas, a Matriz GUT tem suas vantagens e desvantagens. Aqui estão algumas delas:

Vantagens:

1. Ajuda a identificar e priorizar os problemas mais críticos: A Matriz GUT ajuda a avaliar problemas com base em sua gravidade, urgência e tendência, permitindo que a empresa identifique e priorize os problemas mais críticos.
2. Facilita a alocação eficiente de recursos: A priorização dos problemas ajuda a alocação eficiente de recursos, permitindo que a empresa direcione seus esforços para os problemas mais críticos.
3. Ajuda a prevenir problemas futuros: A avaliação da tendência dos problemas ajuda a empresa a tomar medidas preventivas para evitar problemas maiores apareceçam no futuro.

Desvantagens:

1. Depende da precisão das avaliações: A precisão da Matriz GUT depende da precisão das avaliações de gravidade, urgência e tendência. Se as avaliações não forem precisas, a ferramenta pode não ser eficaz.
2. Pode ser subjetiva: A avaliação da gravidade, urgência e tendência pode ser subjetiva e variar de pessoa para pessoa. Isso pode levar a discrepâncias nas priorizações, por isso defina uma escala padrão para sua empresa e treine seus funcionários em como utiliza-la.
3. Pode não levar em conta outros fatores: A Matriz GUT não leva em conta outros fatores, como o custo da resolução do problema ou a capacidade da empresa de lidar com o problema. Isso pode levar a decisões subótimas.

Em geral, a Matriz GUT é uma ferramenta valiosa para gerenciamento de problemas, mas deve ser usada com cautela e em conjunto com outras ferramentas que se adequem a necessidade de cada empresa para garantir que ela seja eficaz.